El rendimiento de una empresa reside en su capacidad para desarrollar, formalizar y transferir los conocimientos y saberes de sus colaboradores. Los expertos son cada vez más numerosos, pero también cada vez más volátiles: ¿cómo formalizar y compartir el conocimiento antes de que se marchen?
En los últimos años, el mundo del trabajo ha evolucionado enormemente y la relación entre un colaborador y su empleador ha cambiado radicalmente. La denominación "colaborador" es una perfecta ilustración de esta evolución: un empleado ya no es un simple empleado que ejecuta sus tareas y cumple sus objetivos, sino que se convierte en colaborador de un proyecto, participa y se implica en la vida de la empresa. Los colaboradores tienen una voluntad creciente de tener un fuerte impacto en su puesto, están en el origen de iniciativas y desarrollan nuevas prácticas y reflejos, cuyo secreto sólo ellos conocen, para ser más eficientes. Cada uno desarrolla entonces conocimientos y competencias valiosas, y todos son susceptibles de convertirse en verdaderos "expertos" para su empresa.
También se ha revelado otra tendencia: la creciente volatilidad de los colaboradores, en particular de los jóvenes talentos. Los empleados son cada vez menos dependientes de sus empleadores y multiplican las experiencias profesionales con el fin de reforzar sus conocimientos y competencias. Los colaboradores son cada vez más valiosos, pero también menos eternos, existe un riesgo creciente de que se lleven consigo todo su knowledge. Por lo tanto, las empresas tienen todo el interés en identificar los conocimientos valorizables, formalizarlos y compartirlos internamente con el fin de limitar su pérdida en caso de marcha.
El reto es entonces saber qué y cómo formalizar los conocimientos. Según McGrath y Argote, los conocimientos presentes en la empresa se encuentran en tres elementos: los colaboradores (el humano), las herramientas (la tecnología) y las tareas (los objetivos e intenciones de la empresa). Otro estudio realizado por Berry y Broadbent muestra que un empleado experimentado, mucho más productivo que un novato, siempre tiene dificultades para expresar claramente las razones de su rendimiento. Pero gracias a la aparición de nuevas tecnologías, los conocimientos y la experiencia de un colaborador son ahora mucho más fáciles de formalizar, especialmente gracias a los formatos "cálidos" como el vídeo o el podcast, que permiten una mejor difusión y una mejor comprensión de los conocimientos tácitos. Por último, no todos los conocimientos son buenos para transferir: algunos dependen de un contexto particular y resulta que compartirlos con un colaborador que evoluciona en un contexto diferente no le permitirá ganar en productividad. Por lo tanto, hay que asegurarse de comprender bien el contexto en el que los saberes de los colaboradores son valorizables.
Un estudio de Moreland y Myaskovsky muestra hasta qué punto la comunicación afecta al desarrollo de los conocimientos en la empresa. Saber "quién sabe qué" y "quién hace qué" en la empresa permite a los colaboradores compartir más fácilmente sus conocimientos y, por lo tanto, tomar iniciativas y proponer nuevas ideas. De igual forma, los colaboradores son cada vez más polivalentes, con misiones cada vez más pluridisciplinares y un deseo creciente de comprender los diferentes elementos que influyen en sus respectivas actividades. También aparece que la transferencia de conocimientos se realiza mucho más fácilmente en una empresa donde los colaboradores intercambian entre ellos que en un funcionamiento en silo. Hablamos de funcionamiento en silo cuando una empresa funciona en torno a diferentes departamentos (marketing, venta, compra,...) que evolucionan sin preocuparse por los demás. Por el contrario, los colaboradores que pueden beneficiarse de los saberes y de la experiencia de sus compañeros presentes en otros departamentos aumentarán ampliamente su productividad y su implicación en la empresa.
Una comunicación en silo conlleva entonces un riesgo de desperdicio de conocimientos, pero en Komin, hemos optado por una economía circular de los saberes (en oposición a una economía lineal, donde los conocimientos se re-crean en cada transición): los conocimientos de los colaboradores se transfieren durante los traspasos de puesto y se desarrollan con el tiempo, a lo largo de las transiciones. Ninguna información se encuentra bloqueada en un departamento específico, o en la cabeza de un colaborador en particular, la empresa se vuelve entonces mucho menos dependiente de los conocimientos que poseen sus valiosos expertos y puede, por lo tanto, dejar de considerar su rotación como un riesgo, ¡sino más bien como una oportunidad!
Ya lo habíamos evocado en un artículo anterior, las transiciones profesionales tienen un coste oculto. Si bien podríamos pensar primero en los costes relacionados con la contratación y la logística necesaria para una buena preparación de la llegada de un nuevo colaborador, el principal coste de la rotación (¡el 83% de este coste!) se encuentra en realidad en la pérdida de productividad del puesto en cuestión. Este coste se dice "oculto" ya que se refiere a la pérdida de los conocimientos y de la experiencia del antiguo colaborador, saberes que le permitían obtener un cierto nivel de productividad, un nivel que el nuevo recluta no podrá alcanzar hasta dentro de varias semanas como mínimo (lo cual es particularmente problemático cuando la duración del contrato es corta).
Un medio particularmente eficaz para minimizar este coste relacionado con la pérdida de productividad es así la formalización y el intercambio de conocimientos entre colaboradores. Al poner en marcha un traspaso de conocimientos, al hacer circular estos saberes, los nuevos colaboradores se vuelven operativos entre un 25 y un 50% más rápido de lo normal. Los conocimientos, las buenas prácticas y los valores de la empresa se transmiten de colaboradores a colaboradores y permiten desarrollar la empresa con el tiempo. Este traspaso también permite al colaborador que se marcha valorar su trayectoria haciendo una retrospectiva de su puesto, él y su manager podrán entonces ver los progresos que ha podido hacer y la experiencia que ha podido adquirir. Es, por lo tanto, también una oportunidad para el colaborador de marcharse en buenos términos continuando contribuyendo al futuro de su puesto, y por lo tanto, a la empresa entera.
Los casos de uso para hacer este traspaso son numerosos ya que puede operarse durante:
¿Le preocupa valorizar la trayectoria de sus colaboradores y transmitir sus conocimientos para impulsar la productividad de sus nuevas incorporaciones? Estamos aquí para eso, así que, ¡contáctenos!
Fuentes:
Créditos de las ilustraciones:
"Con Komin, hemos documentado nuestros procedimientos operativos 10 veces más rápido que con el papel"
- J. Cerruti (Responsable de Métodos e Industrialización)
