El traspaso de puesto es una etapa crucial en toda organización. Ya sea debido a una salida voluntaria, a una promoción interna o a cualquier otro cambio de personal, una transición armoniosa es esencial para asegurar la continuidad de las operaciones y minimizar las perturbaciones. He aquí una guía práctica sobre cómo organizar un traspaso de puesto eficaz.
Una comunicación abierta y eficaz es la clave del éxito del traspaso. Tan pronto como se haya tomado la decisión de dejar el puesto, es esencial informar a todas las partes interesadas, incluidos los superiores jerárquicos, los compañeros y los equipos implicados. Esta comunicación previa ayuda a crear un entorno de confianza y transparencia, y da a todos la oportunidad de prepararse para la transición.
Definir claramente las responsabilidades de cada uno es esencial para evitar cualquier confusión durante el traspaso. Hay que pedir al actual titular que elabore una lista detallada de sus tareas y responsabilidades, así como de los procesos clave asociados a su trabajo. Esta documentación servirá de referencia al sucesor y facilitará su incorporación.
La transferencia de conocimientos es una etapa crucial en el proceso de traspaso. El actual titular debe compartir sus conocimientos, competencias y experiencia con su sucesor. Organizar sesiones de formación, reuniones individuales e intercambios informales contribuirá a transmitir eficazmente la información esencial y a garantizar una transición fluida.
Algunas soluciones, como Komin.io, ofrecen la posibilidad de crear vías de transferencia de conocimientos entre empleados en formato digital. Esto simplifica la formalización de los conocimientos, y puede incluso utilizarse para la incorporación asíncrona cuando el empleado al que se sustituye ya ha dejado su puesto en el momento de la incorporación de su sucesor.
Documentar toda la información relevante relacionada con el puesto es esencial para garantizar la continuidad de las operaciones. Esto incluye procedimientos, políticas internas, contactos importantes, recursos clave y cualquier otra cosa que sea esencial para el buen funcionamiento del puesto. Esta documentación debe estar organizada de forma lógica y ser fácilmente accesible para el sucesor.
La supervisión periódica a lo largo del proceso de traspaso es esencial para resolver posibles problemas y garantizar que todo va según lo previsto. Programar reuniones periódicas de seguimiento con el sucesor y las partes interesadas pertinentes permitirá evaluar los progresos, responder a las preguntas y adoptar medidas correctivas en caso necesario.
Una vez completado el traspaso, es importante dedicar tiempo a revisar el proceso. Organice una reunión de clausura para evaluar lo que ha ido bien, identificar los retos encontrados y recoger las lecciones aprendidas. Esta evaluación posterior a la transición ayudará a mejorar las prácticas para futuras transiciones.
"Con Komin, hemos documentado nuestros procedimientos operativos 10 veces más rápido que con el papel"
- J. Cerruti (Responsable de Métodos e Industrialización)
