La desvinculación es la combinación de dos conceptos: en primer lugar, es el período que precede a la salida de un empleado, y también es el conjunto de tareas que deben realizarse antes de su partida (por el responsable, por Recursos Humanos o por el propio empleado).
El offboarding es una combinación de dos conceptos: por un lado, es el periodo que precede a la salida de un empleado y, por otro, abarca todas las tareas que deben llevarse a cabo antes de que el empleado se marche (por parte del jefe, de Recursos Humanos o del propio empleado).
Los términos"onboarding" y "offboarding" se entienden mejor en inglés. En el primer caso, el objetivo esque el empleado se incorpore (a la empresa). En el segundo caso, se trata de despedirlo con calma y eficacia. En ambos casos, está implícita una noción de movimiento. Lógicamente, durante estas dos fases clave de la experiencia del empleado, la empresa sigue funcionando a velocidad de crucero y la ventana de oportunidad para abordar estas cuestiones no es infinita.
En términos sencillos, este periodo comienza cuando se decide la salida de un empleado y se hace inevitable. En la mayoría de los casos, este periodo comienza tras una conversación entre el directivo y el empleado.
Esta discusión puede estar motivada por la anticipación del fin de las prácticas, el aprendizaje o el contrato de duración determinada del trabajador, o por una notificación de dimisión, por ejemplo.
En el caso de un periodo de prácticas, esta discusión puede tener lugar 6 semanas o incluso 10 días antes de que finalice el contrato. En cambio, las dimisiones están sujetas a un plazo de preaviso estándar (normalmente de 1 a 3 meses).
Dado que el horizonte temporal difiere según el tipo de contrato, no basta con reducir la desvinculación a la noción de periodo previo a la salida.
Como la noción de periodo no basta para definir el offboarding, éste se define también por las tareas operativas que deben llevarse a cabo antes de que el empleado se marche.
Esta lista de control para la incorporación de empleados incluye acciones que son responsabilidad del empleado (ejemplos no exhaustivos):
➡️ Recursos Humanos: organización de la entrevista de salida (HR focus), entrega del finiquito, del certificado de trabajo o del certificado Pôle Emploi en determinados casos.
➡️ del empleado: preparación de su expediente de traspaso/transferencia de conocimientos, formación de sus colegas
➡️ del responsable: organización de la entrevista de salida (enfoque operativo), comunicación interna (anuncio de la salida, organización de un acto de salida)
Por tanto, la desvinculación no es un periodo de inactividad, ni para el empleado ni para Recursos Humanos o el directivo. Estas tareas permiten a la empresa cumplir sus obligaciones legales y la necesidad de continuidad operativa. En cuanto la salida de un empleado se hace inevitable, un reto fundamental es definir el calendario para llevar a cabo estas tareas, o "retroplanificación del offboarding".
Recursos Humanos desempeña un papel clave a la hora de garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales, como los plazos.
Por lo que respecta a las tareas más operativas, corresponde al directivo fijar sus expectativas sobre el empleado, en términos de resultados esperados, ritmo y calendario. Debe mantener motivado al empleado hasta el último día, y la forma en que organice la carga de trabajo será clave.
Si el directivo pide al recién llegado que prepare el traspaso de conocimientos con demasiada antelación, se corre el riesgo de que la información sólo esté parcialmente actualizada y de que el recién llegado se agote en una "tarea maratoniana" sin final a la vista. Si se empieza una semana antes de la partida del empleado, el directivo corre el riesgo de que el contenido se prepare deprisa y corriendo, y de que el traspaso resulte inutilizable, tanto para él como para el nuevo empleado (que toma el relevo delantiguo).
Nuestra recomendación es, en primer lugar, asegurarse de que se respetan los plazos legales. En segundo lugar, recomendamos a nuestros clientes que no inicien el proceso de desvinculación de sus empleados hasta 4 ó 6 semanas antes de la fecha efectiva de salida. Se trata de un periodo que permite compaginar el trabajo cotidiano del empleado con la realización de tareas vinculadas a la transferencia de conocimientos. Es esencial que el gestor y el offboarding definan conjuntamente los plazos de seguimiento de la evolución del offboarding, tanto si se realiza a través de la solución de offboarding de Komin como por cualquier otro medio. Antes de entablar esta conversación, el directivo puede anticipar cómo se comportará el empleado durante el proceso de offboarding.
Entre 4 y 6 semanas antes del día D, el desembarcado sigue considerando que su partida está "muy lejos", ya que la cuenta atrás no ha comenzado realmente. La mejor condición para que se produzca una transferencia de conocimientos es "estar bajo un poco de tensión" (que no tiene nada que ver con la presión). Para ello, el manager debe fijar un plazo final y 1 o 2 momentos "intermedios" de intercambio formal durante las 4 a 6 semanas de offboarding.
Komin está especializada en ayudar a las empresas a reinventar la experiencia de sus empleados, desde el offboarding hasta el onboarding. Sí, en este sentido, porque un onboarding excelente empieza por un offboarding excelente.
"Con Komin, hemos documentado nuestros procedimientos operativos 10 veces más rápido que con el papel"
- J. Cerruti (Responsable de Métodos e Industrialización)
