Las bases de conocimiento y los programas informáticos para compartir conocimientos son dos herramientas distintas que pueden responder a objetivos comunes: permitir a las empresas capitalizar sus conocimientos especializados y optimizar sus procesos internos. Aunque estas dos herramientas tienen similitudes, es importante comprender qué diferencia un software de compartición de conocimientos de una base de conocimientos.
Una base de conocimientos empresarial es un repositorio centralizado de información organizada de manera sistemática para permitir un acceso facilitado a los datos y conocimientos existentes. A veces se habla de herramientas de GED, o Gestión Electrónica de Documentos. El objetivo principal de una base de conocimientos es organizar y difundir información estructurada para respaldar la toma de decisiones y la optimización de los procesos de una empresa. Las bases de conocimientos se alimentan de la producción de documentos escritos por colaboradores internos y por publicaciones externas. La información contenida en una base de conocimientos puede incluir manuales de procedimientos, políticas de empresa, informes, documentos técnicos y una multitud de documentos, la mayoría de las veces en formato escrito (Word, PDF, PPT, etc.).
Un software de intercambio de conocimientos internos tiene como objetivo permitir a los empleados compartir sus conocimientos especializados, sus experiencias y su saber hacer con otros miembros de la empresa, sin que sea necesaria ninguna formalización previa. La acción de compartir puede referirse a una información existente o a una información formalizada para la ocasión. Los programas informáticos de intercambio de conocimientos permiten a los usuarios compartir ideas, experiencias, buenas prácticas, así como formular preguntas o interactuar sobre la base de la información compartida. Los programas informáticos de intercambio de conocimientos también pueden integrar funciones de búsqueda y organización de los conocimientos, siguiendo los mismos principios que las bases de conocimientos. A diferencia de una base de conocimientos, la información contenida en un software de intercambio de conocimientos puede ser más informal y práctica, como ideas, trucos, consejos y experiencias. Además, la información puede presentarse en diversos formatos, desde textos hasta vídeos, pasando por cuestionarios.
Su objetivo principal: organizar los conocimientos para uno o transmitir para el otro.
El objetivo principal de una base de conocimientos es proporcionar información para respaldar la toma de decisiones y la optimización de los procesos de una empresa. Esta información suele preexistir, antes de ser organizada según una lógica definida por la empresa. Siempre es posible añadir nuevos elementos o documentos creados posteriormente.
Por otro lado, un software de intercambio de conocimientos está diseñado para permitir a los empleados compartir su experiencia y sus vivencias para favorecer la colaboración y la innovación internas. La formalización de los conocimientos a los que se aspira forma parte integrante de la acción de compartir, y a veces incluye una fase de validación. La formalización puede hacerse por escrito o a través de otros medios (podcasts, vídeos, etc.).
Su contenido: más bien estático para las bases de conocimientos y dinámico para los programas informáticos de intercambio de conocimientos.
La información contenida en una base de conocimientos es principalmente estática y formal, como manuales de procedimientos, políticas de empresa, informes y datos de referencia. Por otro lado, la información contenida en un software de intercambio de conocimientos puede ser más dinámica y tácita, es decir, más informal y práctica, como ideas, trucos, consejos y experiencias.
El uso por parte de los colaboradores: base de conocimientos en lectura e intercambio de conocimientos para colaborar.
Las bases de conocimientos son utilizadas por la gran mayoría de los usuarios en modo "solo lectura", para la consulta y la búsqueda de información específica. Los programas informáticos de intercambio de conocimientos se utilizan más para la colaboración y el intercambio de información entre los miembros de la empresa, lo que puede favorecer el aprendizaje y la innovación internos. En este contexto, la mayor parte de los empleados usuarios de la empresa pueden tener un papel activo en la creación de los conocimientos compartidos.
En resumen, una base de conocimientos empresarial es una fuente de información estructurada para apoyar la toma de decisiones, mientras que un software de intercambio de conocimientos internos permite a los miembros de la empresa compartir sus experiencias en diversos contextos, para favorecer la colaboración mediante la acción de transmisión.
La transmisión y el acceso al conocimiento en la empresa son solo un ejemplo de un problema más amplio de la organización del trabajo. La pandemia de los 3 últimos años ha confirmado un profundo cambio en la organización del trabajo que ya se había iniciado una década antes. Los empleadores deben encontrar soluciones a estas situaciones ahora normalizadas: mayor volatilidad de los empleados, demandas de flex office o de transparencia en la gestión, etc. Komin, como otras empresas, innova para diseñar estas soluciones. Si ayudamos a nuestros clientes a desarrollar su productividad mediante el intercambio de conocimientos internos, Flexteam simplifica, por ejemplo, el trabajo híbrido y la calidad de vida en el trabajo (CVT). Acompañar proactivamente estas nuevas tendencias del trabajo es una oportunidad para que las empresas adopten un enfoque diferenciador que pueda ayudarles a transformarse y a fidelizar a sus empleados a largo plazo, retos importantes para las PYMES, las empresas de tamaño intermedio y las grandes empresas.
"Con Komin, hemos documentado nuestros procedimientos operativos 10 veces más rápido que con el papel"
- J. Cerruti (Responsable de Métodos e Industrialización)
