Las bases de conocimiento y el software de intercambio de conocimientos son dos herramientas distintas que pueden cumplir objetivos comunes: permitir a las empresas capitalizar su experiencia y optimizar sus procesos internos. Aunque estas dos herramientas tienen similitudes, es importante entender qué diferencia a un software de intercambio de conocimientos de una base de conocimientos.
Una base de conocimientos corporativa es un depósito centralizado de información organizada de forma sistemática para facilitar el acceso a los datos y conocimientos existentes. A veces se denomina herramienta de gestión electrónica de documentos (GED). El objetivo principal de una base de conocimiento es organizar y difundir información estructurada para apoyar la toma de decisiones y la optimización de los procesos de una empresa. Las bases de conocimiento se alimentan de la producción de documentos redactados por colaboradores internos y de publicaciones externas. La información contenida en una base de conocimiento puede incluir manuales de procedimientos, políticas de empresa, informes, documentos técnicos y multitud de otros documentos, la mayoría de las veces en formato escrito (word, pdf, ppt, etc.).
El objetivo de los programas internos de intercambio de conocimientos es permitir a los empleados compartir sus conocimientos, experiencia y saber hacer con otros miembros de la empresa, sin necesidad de formalización previa. La acción de compartir puede referirse a información existente o a información formalizada para la ocasión. El software de intercambio de conocimientos permite a los usuarios compartir ideas, experiencias y buenas prácticas, así como formular preguntas o interactuar a partir de la información compartida. El software de intercambio de conocimientos también puede incorporar funciones de búsqueda y organización de conocimientos, basadas en los mismos principios que las bases de conocimientos. A diferencia de una base de conocimientos, la información contenida en un software de intercambio de conocimientos puede ser más informal y práctica, como ideas, sugerencias, consejos y comentarios. La información también puede presentarse en diversos formatos, desde la palabra escrita hasta vídeos y cuestionarios.
Su principal objetivo: organizar el conocimiento para uno o transmitirlo para el otro...
El objetivo principal de una base de conocimientos es proporcionar información para apoyar la toma de decisiones y la optimización de los procesos de una empresa. En la mayoría de los casos, esta información ya existe, antes de ser organizada según una lógica definida por la empresa. Siempre es posible añadir nuevos elementos o documentos creados posteriormente.
Por otro lado, los programas de intercambio de conocimientos están diseñados para que los empleados compartan sus conocimientos y experiencia con el fin de fomentar la colaboración interna y la innovación. La formalización de los conocimientos a los que se quiere llegar es parte integrante de la acción de compartir, y a veces incluye una etapa de validación. La formalización puede hacerse por escrito o a través de otros medios (podcasts, vídeos, etc.).
Su contenido: más bien estático para las bases de conocimientos y dinámico para los programas informáticos de intercambio de conocimientos.
La información contenida en una base de conocimientos es principalmente estática y formal, como manuales de procedimientos, políticas de empresa, informes y datos de referencia. En cambio, la información contenida en los programas informáticos de intercambio de conocimientos puede ser más dinámica y tácita, es decir, más informal y práctica, como ideas, sugerencias, consejos y comentarios.
Uso por parte de los empleados: leer la base de conocimientos y compartirlos para colaborar.
Las bases de conocimiento son utilizadas por la gran mayoría de los usuarios en modo "sólo lectura", para consultar y buscar información específica. Los programas de intercambio de conocimientos se utilizan más para la colaboración y el intercambio de información entre los miembros de la empresa, lo que puede fomentar el aprendizaje interno y la innovación. En este contexto, la mayoría de los empleados usuarios de la empresa pueden desempeñar un papel activo en la creación de conocimiento compartido.
En resumen, una base de conocimientos corporativa es una fuente estructurada de información para apoyar la toma de decisiones, mientras que un software interno de intercambio de conocimientos permite a los miembros de la empresa compartir sus experiencias en diversos contextos, fomentando la colaboración a través de la transmisión.
La transmisión y el acceso al conocimiento en el lugar de trabajo es sólo un ejemplo de una cuestión más amplia de organización del trabajo. La pandemia de los últimos 3 años ha confirmado un profundo cambio en la organización del trabajo que ya había comenzado una década antes. Los empresarios tienen que encontrar soluciones a estas situaciones, que ahora se han convertido en práctica habitual: mayor volatilidad de los empleados, exigencias de una oficina flexible o transparencia en la gestión, etc. Komin, al igual que otras empresas, está innovando para idear estas soluciones. Mientras ayudamos a nuestros clientes a desarrollar su productividad compartiendo el conocimiento interno, Flexteam, por ejemplo, simplifica el trabajo híbrido y la calidad de vida en el trabajo (QWL). Apoyar de forma proactiva estas nuevas tendencias laborales es una oportunidad para que las empresas adopten un enfoque diferenciador que pueda ayudarles a transformar y retener a sus empleados a largo plazo, grandes retos tanto para las pymes como para las medianas y grandes empresas.
"Avec Komin, nous avons documenté nos modes opératoires 10x rapidement qu'avec le papier"
- J. Cerruti (Responsable Méthodes & Industrialisation)
