Cultura de la comunicación oral, ¿cuál es el coste oculto para su empresa?

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Un empleado dedica una media de 7 horas semanales a buscar la información que necesita para realizar su trabajo. Eso supone casi una jornada laboral entera a la semana dedicada a buscar información, a menudo como consecuencia de una transmisión oral ineficaz de conocimientos y competencias.

Un estudio de McKinsey también revela una solución a la cultura oral: el uso de una herramienta de transmisión de conocimientos, que puede mejorar la productividad de los empleados hasta en un 35% .

Entonces, ¿cuál es el coste oculto de esta cultura oral para su empresa? ¿Cómo pueden la digitalización de los procesos y una mejor gestión de las competencias ayudar a reducir este coste y aumentar la productividad? Eso es lo que vamos a explorar en este artículo.

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Digitalizar los procesos para combatir la cultura oral

Un rápido recordatorio de 2 conceptos:
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• La digitalización de procesosSe trata de un planteamiento destinado a transformar los procesos tradicionales, a menudo orales o en papel, en procesos digitales. Con ello se consigue mayor eficacia, rapidez y precisión.

• La cultura oral, que hace que la información esté a menudo dispersa y sea difícil de encontrar. Esto puede suponer una pérdida de tiempo considerable para los empleados, que tienen que buscar la información que necesitan para realizar sus tareas.

Centralizar la información y hacerla fácilmente accesible permite luchar contra la cultura oral.

Por ejemplo, con una herramienta como Komin.io, los empleados pueden crear "Playbooks" que documenten los procesos y conocimientos de la empresa. Todos los empleados interesados pueden acceder a estos playbooks, lo que facilita la búsqueda de información y reduce el tiempo dedicado a buscar información sobre el mismo tema.

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Hay que tener en cuenta otros factores

Después de utilizar nuestra calculadora de ROI, debería tener una idea más clara del coste que supone para su empresa la cultura oral. La cantidad de tiempo que se dedica a buscar información en una empresa puede ser astronómica.

Aunque no siempre es fácil cuantificar el ROI de herramientas como Komin.io, es fácil ver un impacto positivo en la productividad. De hecho, varios estudios han demostrado que, al facilitar la transmisión de conocimientos y reducir el tiempo dedicado a buscar información, la productividad de tus empleados puede aumentar entre un 20 y un 35 %.

Factores a tener en cuenta para estimar el coste de la cultura oral en su empresa :

• Tamaño de la empresa: en las pequeñas empresas, la comunicación suele ser más directa e informal, lo que fomenta una cultura de comunicación oral. Por el contrario, en las grandes empresas, aunque la información suele estar más escrita y almacenada, el gran volumen de información puede dificultar saber qué flujos de información son relevantes para el individuo.‍
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• La naturaleza del trabajo: en determinados sectores o profesiones, el trabajo se basa en gran medida en la comunicación oral (por ejemplo, ventas, asesoramiento, etc.). En estos casos, la cultura oral suele estar más presente.‍
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• Hábitos y preferencias de los empleados: Algunos empleados prefieren comunicarse oralmente antes que por escrito, y en ese caso tendrás que lidiar con ello. Pero no todo está perdido, con Komin.io puedes darles los medios para que se expresen oralmente a la vez que centralizas la información.
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• Formación y educación: La formación y educación de los empleados también puede influir en la cultura oral.
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• ‍Gestión del conocimiento: Por último, la forma en que una empresa gestiona su conocimiento también puede influir en la cultura oral. Si una empresa no dispone de un sistema eficaz para documentar y compartir los conocimientos, esto puede animar a los empleados a confiar más en la comunicación oral.

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Conclusión: la cultura oral, una pérdida económica y de saber hacer

La cultura oral, aunque natural y a menudo apreciada por su espontaneidad y humanidad, puede representar un importante coste económico para las empresas. El tiempo dedicado a buscar información, repetir las mismas instrucciones o reformular los mismos conceptos representa un coste en horas de trabajo que podrían invertirse de forma más productiva.

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Además, la cultura oral también puede provocar una pérdida de conocimientos. La información transmitida oralmente no siempre se recuerda bien y puede olvidarse o malinterpretarse. Sin un sistema eficaz para documentar y compartir los conocimientos, las empresas corren el riesgo de perder parte de su capital intelectual, que en este caso puede ser inestimable.

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Por eso es vital que las empresas sean conscientes de estos costes ocultos y pongan en marcha soluciones para afrontarlos.

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En última instancia, transformar la cultura oral no es sólo una cuestión económica, sino también de conocimientos técnicos y competitividad. Invirtiendo en la digitalización de los procesos y la gestión del conocimiento, las empresas no solo pueden reducir sus costes, sino también mejorar su rendimiento y su capacidad de innovación.