El método de las 5S es una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia y la seguridad en diversos entornos de trabajo. Al seguir los pasos de Clasificar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar y Mantener, las organizaciones pueden crear espacios de trabajo ordenados y productivos.
Las 5S son un método de gestión visual originario de Japón, utilizado en Lean Management para mejorar la organización, la eficacia y la seguridad en un entorno de trabajo. Su nombre procede de cinco palabras japonesas: Seiri (Ordenar), Seiton (Ordenar), Seiso (Limpiar), Seiketsu (Estandarizar) y Shitsuke (Mantener). Estos principios ayudan a crear y mantener un lugar de trabajo ordenado, limpio y eficiente.
1Seiri (Ordenar): Se trata de eliminar los objetos innecesarios del lugar de trabajo. Clasificando herramientas, materiales y documentos, reducimos el desorden y nos concentramos en lo esencial. El objetivo es conservar solo lo necesario para la tarea en cuestión.
Ejemplo: en un taller de fabricación, esto podría significar eliminar las herramientas dañadas o poco utilizadas, y conservar sólo las imprescindibles y en buen estado.
2.seiton (ordenar): Una vez eliminados los elementos innecesarios, es importante organizar las herramientas y materiales restantes de forma lógica y accesible. Cada elemento debe tener un lugar designado, para que sea más fácil encontrarlo y se reduzca la pérdida de tiempo.
Ejemplo: en una oficina, los documentos pueden guardarse en archivadores etiquetados por categorías, y el material de oficina puede colocarse en cajones específicos.
3Seiso (Limpiar): Este paso implica la limpieza periódica del lugar de trabajo para mantener un entorno limpio y seguro. La limpieza también ayuda a detectar posibles problemas, como fugas, equipos desgastados, etc.
Ejemplo: en un laboratorio, la limpieza diaria de las superficies de trabajo y los equipos puede evitar la contaminación y mantener unas condiciones de trabajo higiénicas.
4Seiketsu (Normalización): se trata de crear normas y procedimientos para mantener el orden y la limpieza establecidos en las tres primeras etapas. La normalización implica establecer reglas y rutinas claras que todos los empleados deben seguir.
Ejemplo: elabore listas de comprobación de limpieza y organización para que cada empleado las rellene al final de la jornada laboral.
5Shitsuke (Mantener): La etapa final consiste en mantener los hábitos y procedimientos implantados. Esto requiere un compromiso y una disciplina constantes por parte de todos los miembros del equipo. Puede ser útil realizar auditorías periódicas para garantizar que se respetan las normas.
Ejemplo: Organizar reuniones mensuales para debatir los avances, los retos y las sugerencias de mejora en la aplicación de las 5S.
Es fundamental que todos los empleados comprendan la importancia de las 5S y reciban formación sobre las distintas fases. La formación puede incluir talleres, vídeos de demostración y sesiones de intercambio de ideas.
El compromiso de todo el equipo es esencial para el éxito de las 5S. Fomente la participación activa y recoja sugerencias de los empleados para mejorar el proceso.
Utilice tablones de anuncios, marcas en el suelo y etiquetas para orientar a los empleados y mantener el orden. Las ayudas visuales ayudan a recordar las normas y facilitan la comprobación de que todo está en su sitio.
Realice auditorías periódicas para evaluar la implantación de las 5S e identificar áreas de mejora. Las auditorías pueden ser realizadas por equipos internos o por consultores externos.
Reconozca los esfuerzos de los empleados y recompense a los equipos que respeten los principios de las 5S. Esto puede incluir menciones especiales en las reuniones de equipo, primas o certificados de reconocimiento.
En una planta de fabricación de piezas de automóvil, la aplicación de las 5S redujo en un 30% el tiempo dedicado a buscar herramientas. Las herramientas se clasificaron y almacenaron en paneles perforados con siluetas para indicar su ubicación exacta, y se introdujeron listas de comprobación de limpieza para mantener limpios los puestos de trabajo.
En una oficina administrativa, la implantación de las 5S permitió reducir el número de documentos perdidos y mejorar la eficacia del tratamiento de expedientes. Se formó a los empleados para que clasificaran y eliminaran los documentos obsoletos, se reorganizaron los espacios de almacenamiento y se implantaron procedimientos normalizados de gestión de expedientes.
El método de las 5S es una poderosa herramienta para mejorar la eficiencia y la seguridad en diversos entornos de trabajo. Siguiendo los pasos de Clasificar, Ordenar, Limpiar, Normalizar y Mantener, las organizaciones pueden crear espacios de trabajo ordenados y productivos. La clave del éxito reside en el compromiso de todos los miembros del equipo y la disciplina permanente para mantener las normas establecidas.
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- J. Cerruti (Responsable de Métodos e Industrialización)
