Digitalizar los procedimientos, procesos y procesos operativos se ha convertido en una necesidad para mejorar el rendimiento operativo y facilitar la transferencia de conocimientos. Descubra cómo puede digitalizar sus procedimientos operativos.
En un momento en que la eficiencia, la agilidad y la innovación se han convertido en las claves del éxito, la digitalización de los métodos operativos es ya una necesidad para todas las empresas. Pasar de una guía en papel a una digital ya no es simplemente una opción, sino más bien un imperativo estratégico si queremos seguir siendo competitivos en un mercado dinámico.
La digitalización de los procedimientos operativos implica la transformación en formato digital de todos los documentos necesarios para la formación en procedimientos operativos. El saber hacer y los conocimientos se almacenarán, gestionarán y procesarán electrónicamente. Esta transición no es simplemente un cambio tecnológico, sino una revolución fundamental en la forma en que las empresas operan día a día. En este artículo veremos cómo digitalizar eficazmente un procedimiento operativo.
Se puede acceder a un procedimiento operativo digitalizado en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que facilita la consulta a empleados, socios o clientes, independientemente de su ubicación geográfica.
La digitalización de los procedimientos operativos permite integrar instrucciones en formato de vídeo. El formato vídeo agiliza la asimilación de los procesos y reduce el riesgo de interpretaciones erróneas.
Los nuevos empleados tienen fácil acceso a los procedimientos operativos digitales, lo que simplifica el proceso de formación y reduce el tiempo necesario para ponerlos en marcha.
La digitalización de los procedimientos operativos permite a los equipos colaborar más eficazmente compartiendo documentos e información en tiempo real, lo que favorece la comunicación interna.
Aunque la transcripción de los procedimientos operativos a formato digital puede suponer una inversión inicial, a largo plazo la digitalización puede reducir los costes asociados al papeleo, los errores humanos y los procesos ineficaces. También ahorra tiempo a los expertos de su empresa en la materia, que tienen menos probabilidades de tener que responder a las preguntas de los recién llegados.
Los procedimientos operativos en formato digital pueden actualizarse más fácilmente para adaptarse a los cambios en la empresa, ya sean nuevas políticas, nuevas normativas u otros requisitos.
Traducir los procedimientos operativos a formato digital significa convertir los documentos en papel en un viaje digital interactivo. Un formato que resultará mucho más atractivo para los recién llegados.
Estos son los pasos a seguir para transformar sus procedimientos operativos en papel a formato digital:
Identifique prioritariamente los procesos que deben digitalizarse.
Elabore un plan: defina claramente los objetivos de la digitalización, los recursos necesarios y el calendario de implantación.
Los ingenieros educativos pueden ayudarle a traducir los procedimientos en papel al formato digital más adecuado.
Identifique al socio que pueda apoyarle en cada etapa de la transformación de sus procedimientos operativos en formato digital. El socio tendrá que ofrecer una sólida herramienta de intercambio de conocimientos, pero también un apoyo integral para garantizar el éxito de su proyecto. Komin puede ayudarle en todas las fases.
¡Cree versiones digitales bien estructuradas utilizando formatos visuales y atractivos! Al crear itinerarios digitales, puede añadir elementos visuales y vídeos para facilitar la comprensión de los pasos de sus procedimientos operativos. También puede añadir cuestionarios para comprobar que los conocimientos se han asimilado correctamente.
Fomente la adopción destacando las ventajas de utilizar procedimientos operativos digitales, como la accesibilidad en cualquier momento y desde cualquier lugar, o el ahorro de tiempo para los expertos sobre el terreno, sobrecargados de trabajo.
Establezca un proceso de revisión periódica para garantizar que los procedimientos operativos digitales están actualizados y son precisos.
Informe a los usuarios cada vez que se realice una actualización para que siempre tengan acceso a la información más reciente.
Siguiendo estos pasos, podrá trasladar sus procedimientos operativos al formato digital de forma eficaz, lo que mejorará la gestión de la información en su empresa y contribuirá a una mayor eficacia operativa.
"Avec Komin, nous avons documenté nos modes opératoires 10x rapidement qu'avec le papier"
- J. Cerruti (Responsable Méthodes & Industrialisation)
