Para una empresa del sector industrial, utilizar el formato de vídeo para transmitir conocimientos especializados o modos de operación es una excelente manera de asegurar la continuidad y la perennidad de la actividad.
El saber hacer de los empleados es un activo de la empresa. Es dinámico y evoluciona con el tiempo y con las personas que componen la empresa en cada momento. Sin embargo, este saber hacer rara vez circula eficazmente en las PYME y las PYME industriales.
¿Se debe esto a una cultura de transmisión oral todavía demasiado arraigada?
En la industria manufacturera, en particular, la supervivencia a largo plazo de la empresa depende de la correcta aplicación y transmisión de los conocimientos técnicos por parte de los empleados.
El "saber hacer en la industria" puede referirse a las operaciones manuales en la producción, a una rutina organizativa personal en el mantenimiento o a la puesta a punto de las máquinas en el taller, por citar sólo algunos ejemplos. Aunque es posible medir la exposición de la empresa al riesgo en función de la criticidad de cada destreza en relación con la actividad (basándose en diversos criterios: impacto financiero, frecuencia de uso, etc.), con demasiada frecuencia estas destrezas sólo son conocidas y dominadas por los empleados que las utilizan de forma habitual.
Para una empresa del sector, utilizar el formato vídeo para transmitir conocimientos técnicos, procesos, procedimientos operativos o incluso tutoriales es una excelente manera no de sufrir, sino de controlar el riesgo de perpetuidad antes señalado.
Pero, ¿cuáles son las ventajas de aplicar un enfoque de este tipo para formalizar y transmitir los conocimientos técnicos a través del vídeo? ¿Es este enfoque accesible a las PYME o está reservado a los grupos más maduros que abogan por la Industria 4.0? Qué beneficios cabe esperar de ese cambio de paradigma entre la herencia de la transmisión oral y el uso de tutoriales y formatos de vídeo?
Descubra aquí 5 ventajas directas de utilizar el vídeo para transmitir sus conocimientos internos.
Formalizar un saber hacer mediante un videotutorial permite crear un marco que será respetado por TODOS. Este marco podrá modificarse posteriormente y las sucesivas iteraciones permitirán actualizar con el tiempo la norma creada para la aplicación de este saber hacer.
Se suele decir que "no hay progreso sin medición". Crear un videotutorial como "práctica estándar" proporciona a la empresa un punto de referencia con el que medir su rendimiento. Por tanto, es importante que la norma corresponda realmente a la mejor práctica posible y pueda utilizarse como punto de referencia o "base 100". Una norma suele ser el resultado de varias iteraciones sucesivas.
El vídeo capta la realización de una secuencia de tareas, operaciones o gestos para lograr un resultado esperado.
Para "captar el gesto", el formato videotutorial es más fácil de asimilar que un formato escrito (.pdf por ejemplo) por varias razones:
La formalización de buenas prácticas para obtener buenos resultados de calidad o la creación de una biblioteca de defectos, por ejemplo, son ya reflejos habituales en la industria. A menudo, sin embargo, estos documentos escritos tienen que actualizarse tediosamente, lo que obliga a reimprimirlos y distribuirlos internamente.
De lo contrario, cuando las buenas prácticas no están formalizadas o sólo lo están por escrito, es difícil garantizar que todo el mundo sepa que se han actualizado, y rara vez son estrictamente respetadas por los equipos sobre el terreno.
¿Cómo se imparten la mayoría de los cursos de formación?
Pueden tener lugar cara a cara o a distancia, pero suelen requerir que el "experto" y el "alumno" estén disponibles al mismo tiempo. Otros también pueden hacer que el alumno sea más autónomo, gracias a materiales escritos. Pero para muchas empresas del sector, ninguno de estos métodos parece satisfactorio.
Mientras que la primera opción implica unos costes evidentes por cada sesión de formación sobre el mismo tema (traducidos en horas/hombre o productividad), la segunda puede tener la "eficacia de una botella en el mar".
Los tutoriales o cursos de formación con vídeo ayudan a crear una norma, pero también a formar eficazmente a los equipos de forma asíncrona. Esto significa que los expertos tienen que estar disponibles con menos frecuencia para interacciones de mayor valor añadido.
Por ejemplo, para realizar correctamente un proceso ERP, se puede grabar un vídeo tutorial. Del mismo modo, para realizar una tarea de forma correcta y segura en una máquina herramienta, es posible consultar un procedimiento operativo en formato de vídeo. La inversión necesaria por parte del experto para formalizar el vídeo, aunque requiera varias iteraciones, siempre será inferior al tiempo consolidado de todas las interrupciones que podrían producirse en un formato oral. En este caso, el experto ahorra un tiempo precioso y puede seguir acompañando a los alumnos en momentos de gran valor añadido (preguntas/respuestas, puntos específicos de atención, etc.).
La industria, al igual que otros sectores, sufre todo tipo de situaciones que provocan la rotación del personal. Puede tratarse de dimisiones, por ejemplo, o, lo que es más importante, de jubilaciones. En la industria manufacturera, donde la cultura de la transmisión oral sigue siendo fuerte, las salidas pueden poner en peligro la supervivencia de un departamento o incluso la actividad de la empresa.
Al anticipar las salidas y formalizar los conocimientos, la experiencia y los reflejos operativos mediante tutoriales en vídeo, podemos formalizar los comentarios de los empleados.
Esta "retroalimentación" cumple entonces un doble objetivo: facilita que el sucesor o el equipo existente asuman el puesto o absorban la carga de trabajo, pero sobre todo capitaliza la experiencia adquirida y "evita reinventar la rueda".
La mayor "volatilidad del talento" que venimos observando desde hace varios años hace aún más acuciante la necesidad de formalización y transmisión. Es casi asombroso, pero se ha vuelto tan importante para las empresas ofrecer a sus equipos una experiencia de empleado excepcional como limitar su dependencia de las personas que dominan los conocimientos técnicos fundamentales para la empresa.
Aunque la competencia en el mercado laboral es feroz, la industria manufacturera en particular adolece de falta de atractivo para los jóvenes talentos (Gen Z, etc.). No sirve de nada entregar tus carpetas o presentaciones en PowerPoint y esperar que indaguen y vuelvan con una lista de puntos que aclarar... Youtube ha pasado a ocupar el segundo lugar en los motores de búsqueda, y ahora se pueden encontrar respuestas a preguntas en vídeo.
Tanto si se trata de un folleto de bienvenida, una sesión informativa sobre seguridad o la formación inicial en un puesto de trabajo, el uso del vídeo se ha convertido en algo esencial para compartir la información clave que los empleados necesitan saber.
Si el vídeo es un medio eficaz para formalizar los conocimientos técnicos en la industria, también parece ser el medio de aprendizaje más adecuado.
En conclusión, el uso del vídeo en general, y de los videotutoriales en particular, presenta una serie de ventajas para las empresas: orientación hacia los resultados y la mejora continua, reducción de los costes de formación, circulación eficaz de los conocimientos especializados y prácticas acordes con las expectativas de los empleados.
En cambio, el inicio de un proyecto de formalización puede anticiparse y prepararse internamente. En la mayoría de los casos, no hay más dificultad que la de gestionar el cambio. De hecho, pasar de una cultura de comunicación oral a una de formalización requiere incorporar a los equipos que pueden ser llamados a contribuir, así como a aquellos a los que se pedirá que cambien sus reflejos. La mayoría de las veces, constatamos que un proceso de formalización destinado a capitalizar y difundir mejor los conocimientos internos debe plantearse en varias etapas:
En Komin, estamos convencidos de que todas las respuestas a las preguntas que se plantean los empleados existen internamente: sólo tenemos que facilitar su formalización y puesta en común. Si quieres hablar de ello sin ningún compromiso, no dudes en llamarme.
"Con Komin, hemos documentado nuestros procedimientos operativos 10 veces más rápido que con el papel"
- J. Cerruti (Responsable de Métodos e Industrialización)
