Un buen regreso de la licencia de maternidad comienza con una buena gestión de la salida, ¡aún más en una situación de teletrabajo!
Cuando uno de tus empleados te da la gran noticia, es importante preparar su salida de permiso con pragmatismo. Como todos sabemos, el tiempo que tardan los nuevos empleados en ponerse al día es aún más crítico cuando se trata de periodos cortos de trabajo, sobre todo cuando se sustituye a alguien de baja por maternidad. Como recordatorio, la baja por maternidad en Francia dura un mínimo de 16 semanas, por lo que la persona que sustituya temporalmente a su empleada debe ponerse en marcha lo antes posible para que el puesto no pierda productividad. Sin embargo, no es fácil que un empleado tenga que desarrollar sus competencias en tan sólo unas semanas: primero debe familiarizarse con su nuevo equipo y entorno de trabajo, para asimilar lo mejor posible las tareas y funciones de su nuevo puesto. Por tanto, parece esencial poner en marcha soluciones para integrar y formar al sustituto de la mejor manera posible, a fin de mantener una verdadera dinámica en el puesto en cuestión.
Preparar la salida de su empleada de baja realizando un "off-boarding" previo a la baja le ayudará a integrar mejor a su sustituta. En la práctica, unas semanas antes de que la empleada se vaya de baja por maternidad, el jefe puede proponerle que organice un traspaso en su puesto de trabajo: ¿cuáles son las tareas y funciones? ¿Qué cuestiones críticas hay que abordar? ¿Hay que dominar alguna herramienta o buenas prácticas concretas? Al formalizar los conocimientos y la experiencia adquiridos por el empleado , el directivo podrá transmitir esta valiosa información al sustituto para que pueda optimizar el inicio del nuevo trabajo. Al transmitir los conocimientos de este modo, el nuevo empleado no tiene que"reinventar la rueda", sino que dispone de una buena visión de conjunto de la realidad del puesto, de modo que puede capitalizar los reflejos operativos existentes antes de su llegada. Al preparar las salidas por maternidad, la empresa puede facilitar las transiciones y ganar en eficacia a la hora de incorporar al sustituto.
Pero la incorporación previa a la baja no acaba ahí. Unas semanas antes de que el empleado vuelva a su puesto de trabajo, el sustituto también puede formalizar y transmitir sus conocimientos sobre el puesto y las actividades de la empresa. Como el empleado sustituto se habrá beneficiado de esta transferencia de conocimientos, podrá preparar su salida describiendo la situación actual del puesto, los nuevos clientes, los nuevos retos, etc. Este verdadero traspaso facilita la reintegración del empleado; su regreso será entonces gradual, para que pueda coger el ritmo minimizando al mismo tiempo su aprensión sobre lo que habrá sucedido durante su ausencia. Organizar el off-boarding en el marco de una sustitución por maternidad significa optar por minimizar las fricciones que pueden surgir durante estas transiciones. La empresa gana en productividad y los empleados pueden volver a sus puestos con tranquilidad y una experiencia realmente extraordinaria.
En 2021, el teletrabajo se generalizó en las empresas, y los directivos y los departamentos de Recursos Humanos tuvieron que adaptar sus métodos y herramientas a los nuevos retos que planteaba esta nueva forma de trabajar. No obstante, la gestión de los permisos parentales y, en particular, la reinserción de los trabajadores en un contexto de teletrabajo , ha dado lugar a la aparición de nuevas formas de comunicación y transmisión de la información. Si bien elteletrabajo se ha percibido a menudo como una fuente de problemas para las empresas y sus empleados, resulta que también ha contribuido al renacimiento de la comunicación empresarial. Han surgido nuevas soluciones para capitalizar, formalizar y comunicar los asuntos clave de la empresa. La integración o reintegración de los empleados mediante la transmisión de numerosos documentos en papel no es compatible con el teletrabajo, por lo que las empresas deben recurrir a nuevas herramientas, soluciones que garanticen la circulación de la información a través de un formato digital. La gestión del personal de baja por maternidad también debe adaptarse a estos cambios, ya que la transferencia de conocimientos en formato digital garantiza una reincorporación óptima al trabajo, incluso en teletrabajo.
Dado que el teletrabajo ha acelerado enormemente el proceso de digitalización de documentos, ya no tiene sentido transmitir conocimientos y competencias exclusivamente a través de documentos en papel. La tendencia es, por tanto, hacia el uso de los llamados contenidos "calientes", es decir, el uso de vídeo, podcasts o d. Además, la transmisión de conocimientos a través de contenidos calientes es mucho más eficaz que a través de documentos escritos. Estos formatos son más atractivos para la persona que los consulta, por lo que le resulta más fácil asimilar el contenido. En Komin hemos definido la regla "1-3-5": un contenido en caliente dura menos de 3 minutos y es 5 veces más eficaz que un documento escrito de varias páginas. El uso de contenidos en caliente en la gestión de bajas por maternidad garantiza e incluso optimiza el traspaso entre la empleada y su sustituta. El teletrabajo ha supuesto sin duda el uso de nuevas herramientas, pero también nos ha permitido reinventar el offboarding y el onboarding, en el caso de la baja por maternidad como en todas las demás transiciones de los empleados.
La gestión de las transiciones profesionales es una cuestión clave para garantizar una buena experiencia a los empleados, especialmente durante los periodos de teletrabajo. La gestión de los permisos parentales implica al menos dos transiciones. Hay que ocuparse de la salida y el regreso del (nuevo) progenitor, pero si el empleado es sustituido temporalmente, hay que ser capaz de cubrir la incorporación y la salida del sustituto.
Estas transiciones múltiples son a la vez un riesgo y una oportunidad:
Garantizar la transferencia de conocimientos durante estas transiciones ayuda a minimizar los riesgos y optimizar estas oportunidades con el fin de impulsar la productividad del puesto al tiempo que se garantiza una experiencia excepcional del empleado.
Entre las muchas transiciones profesionales que puede sufrir una empresa en un año, la baja parental no es una de las más fáciles de gestionar. Es más, tiene un impacto decisivo en la marca de empleador de una empresa. De hecho, es un periodo bastante delicado, en el que el estrés puede aflorar fácilmente y dejar su huella, por lo que es esencial no descuidarlo. Si se destinan muchos recursos a la experiencia del empleado, pero esta transición se gestiona mal, los esfuerzos del empleador se verán gravemente perjudicados, o incluso desperdiciados. Por el contrario, los empleadores que ofrecen a sus empleadas una gestión óptima y a medida de la baja por maternidad garantizan una experiencia del empleado excepcional. El (nuevo) padre puede afrontar esta fase con mayor tranquilidad, incluso teletrabajando, porque sabe que su sustituto dispone de todo lo necesario para desarrollarse dentro de la empresa, y que ésta le entregará un "informe de salida" sobre lo que ha sucedido y lo que ha podido aprender durante estas más de 16 semanas.
¿Quiere saber más? Estaremos encantados de conocerle.
"Con Komin, hemos documentado nuestros procedimientos operativos 10 veces más rápido que con el papel"
- J. Cerruti (Responsable de Métodos e Industrialización)
