La Gestión Electrónica de Documentos (GED) es esencial para las empresas que desean optimizar la gestión, el almacenamiento y el intercambio de sus documentos digitales. Varias soluciones destacan en el mercado, ¿cómo elegirlas bien?
La gestión electrónica de documentos (GED) es esencial para las empresas que desean optimizar la gestión, el almacenamiento y el intercambio de sus documentos digitales. Existen varias soluciones en el mercado, cada una de las cuales ofrece características específicas para satisfacer las diversas necesidades de las organizaciones. A continuación presentamos una comparativa de las principales herramientas de GED, con especial atención a Komin.io.
Komin.io es una solución innovadora para gestionar y compartir el conocimiento dentro de las empresas. Facilita la digitalización y la transmisión eficaz de los conocimientos internos, mejorando así la eficiencia operativa.
Características principales :
- Digitalizar los procesos internos con vídeos: ayuda a estructurar y compartir las mejores prácticas empresariales.
- Protocolo de validación sencillo: protocolos de validación multietapa automatizados.
- Creación más rápida gracias a la IA : cargue sus imágenes y documentos y deje que la IA los estructure por usted.
- Integración más sencilla con los sistemas existentes: enlaces directos de las instrucciones a las herramientas de producción.
- Accesibilidad: acceso desde móviles y tabletas facilitado por los códigos QR sin necesidad de instalar una aplicación.
Lo que diferencia a Komin.io es su enfoque del intercambio dinámico de conocimientos, que va más allá de la simple gestión de documentos e incluye la captura y difusión de los conocimientos tácitos de los empleados.
Zeendoc es una solución francesa de GED diseñada para las PYME, las PYME y las autoridades locales. Se centra en la desmaterialización y valorización de la información, ofreciendo una interfaz intuitiva para facilitar el acceso a los documentos y compartirlos.
Características principales :
- Escaneado y archivado: captura y almacena diversos tipos de documentos, reduciendo el uso de papel.
- Búsqueda avanzada: permite encontrar documentos rápidamente utilizando criterios específicos.
- Acceso móvil: se puede acceder a los documentos desde cualquier dispositivo conectado.
Zeendoc es especialmente apreciado por su facilidad de uso y su adaptabilidad a estructuras pequeñas y medianas.
DocuWare es una solución alemana de gestión documental reconocida por su solidez y flexibilidad. Ofrece herramientas avanzadas para la gestión de documentos y la automatización del flujo de trabajo, adecuadas para empresas de todos los tamaños.
Características principales :
- Automatización de procesos: optimice los flujos de trabajo para reducir las tareas manuales repetitivas.
- Mayor seguridad: garantiza la protección de datos sensibles gracias a estrictos controles de acceso.
- Amplia integración: compatible con varios sistemas existentes, lo que facilita su implantación.
DocuWare es ideal para las empresas que buscan una solución completa para gestionar eficazmente sus documentos al tiempo que automatizan sus procesos empresariales.
Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración que ofrece sólidas funciones de GED. Permite a las empresas crear sitios de intranet, gestionar documentos y facilitar la colaboración entre equipos.
Características principales :
- Gestión avanzada de documentos : almacenamiento, organización e intercambio de documentos con control de versiones.
- Integración con Microsoft 365: se integra a la perfección con otras aplicaciones de Microsoft, ofreciendo una experiencia de usuario coherente.
- Personalización: puede crear flujos de trabajo personalizados y sitios adaptados a las necesidades específicas de su empresa.
SharePoint es especialmente adecuado para organizaciones que ya han invertido en el ecosistema de Microsoft y desean una solución integrada para la gestión de documentos y la colaboración.
Open Bee es una solución francesa de GED diseñada para optimizar la gestión documental de las empresas ofreciendo una plataforma intuitiva y segura.
Características principales :
- Centralización de documentos: reúne todos los archivos de la empresa en un espacio seguro.
- Compartición segura: facilita el intercambio de documentos con colaboradores internos y externos, garantizando la confidencialidad.
- Acceso multimedia: se puede acceder a los documentos desde ordenadores, teléfonos inteligentes o tabletas.
Open Bee destaca por su facilidad de uso y su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de empresas de todos los tamaños.
Conclusión
La elección de una solución de GED depende de las necesidades específicas de su empresa en materia de gestión de documentos e intercambio de conocimientos. Komin.io destaca por su enfoque centrado en la capitalización y la transmisión de los conocimientos internos, lo que la convierte en una herramienta inestimable para las organizaciones que desean sacar el máximo partido de su capital humano. Las demás soluciones presentadas también ofrecen funcionalidades sólidas adaptadas a una gran variedad de requisitos. Es esencial evaluar sus necesidades específicas y considerar demostraciones o periodos de prueba para determinar qué solución se adapta mejor a su contexto.
"Con Komin, hemos documentado nuestros procedimientos operativos 10 veces más rápido que con el papel"
- J. Cerruti (Responsable de Métodos e Industrialización)
