Siga nuestra guía para crear procedimientos de trabajo eficaces

Los procedimientos de trabajo son esenciales para garantizar el rendimiento y la seguridad en cualquier organización. Proporcionan instrucciones claras y detalladas sobre cómo llevar a cabo tareas o procesos específicos. En este artículo te ofrecemos una guía paso a paso para crear procedimientos de trabajo eficaces.

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Las etapas de la elaboración de un procedimiento de trabajo

1. Identificar sus necesidades

‍Elprimer paso consiste en identificar las tareas o procesos que requieren un procedimiento de trabajo. Es importante definir la finalidad del procedimiento de trabajo. Hay que responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué tarea o proceso quiere documentar?
• ¿Cuál es la finalidad del procedimiento de trabajo?
• ¿Quién utilizará el procedimiento de trabajo? Esta fase proporciona un marco para el resto del proceso de redacción y garantiza que el procedimiento de trabajo será útil y pertinente.

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2. Observación y análisis

Una vez identificada claramente la tarea o el proceso que requiere un procedimiento de trabajo, el siguiente paso es observarlo en acción. Esto es esencial para comprender los matices de la tarea y asegurarse de que el procedimiento de trabajo es preciso y completo.

He aquí algunos consejos para una observación y un análisis eficaces:

• Dedica tiempo a observar: No te precipites en esta fase. Tómate tu tiempo para observar detenidamente cómo se realiza la tarea. Esto puede implicar ver a alguien realizar la tarea varias veces o realizarla tú mismo para comprender plenamente cada paso.
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• Anota cada paso del proceso: A medida que observes, toma notas detalladas de cada paso del proceso. Esto incluye no sólo los grandes pasos, sino también los pequeños detalles que pueden parecer obvios pero que son esenciales para hacer bien la tarea.
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• Identifica las variaciones: si la tarea la llevan a cabo personas diferentes o en momentos distintos, anota estas variaciones. Esto puede ayudarte a identificar las mejores prácticas o a detectar los pasos más propensos a la confusión o al error.
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• Haz preguntas: si no estás seguro de por qué un determinado paso se hace de la manera en que se hace, o si crees que podría haber una manera mejor, no dudes en hacer preguntas. Las personas que realizan la tarea con regularidad suelen ser una valiosa fuente de información y conocimientos.
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• Piensa en la seguridad y la eficacia: mientras observas, piensa en cómo podría realizarse la tarea de forma más segura o más eficaz. Estas observaciones pueden incorporarse al procedimiento de trabajo para mejorar el rendimiento y la seguridad.

Siguiendo estos consejos, podrá conocer a fondo la tarea o el proceso que está documentando. Así podrá redactar un procedimiento de trabajo preciso, detallado y adaptado a las necesidades de su organización.

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3. Elaboración del procedimiento de trabajo

‍Escribirel procedimiento de trabajo es la fase en la que se anotan los pasos del proceso que se ha observado y analizado. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

Introducción: comience con una introducción que explique la finalidad del procedimiento de trabajo y ofrezca una visión general del proceso. Por ejemplo: "Este procedimiento de trabajo describe los pasos para procesar de forma segura y eficiente las reclamaciones de los clientes."

Descripción detallada de las etapas: Describa detalladamente cada etapa del proceso, utilizando un lenguaje claro y sencillo. Por ejemplo:

• Recepción de la solicitud de devolución: Cuando reciba una solicitud de devolución, compruebe que el cliente ha facilitado toda la información necesaria, incluida la prueba de compra y el motivo de la devolución. Registra la solicitud en el sistema de seguimiento de devoluciones.
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• Evaluación de la solicitud de devolución: Examina la solicitud de devolución para determinar si es válida. Comprueba que el producto se compró dentro del periodo de devolución y que el motivo de la devolución se ajusta a la política de devoluciones de la empresa.
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• Tramitar la solicitud de reembolso: Si la solicitud de reembolso es válida, tramitar el reembolso utilizando el método de pago original del cliente. Si la solicitud de reembolso no es válida, informe al cliente del motivo de la denegación y propóngale soluciones alternativas, si procede.
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• Seguimiento de la solicitud de reembolso: Una vez procesado el reembolso o rechazada la solicitud, actualice el estado de la solicitud en el sistema de seguimiento de reembolsos. Envía una confirmación al cliente para informarle de que se ha procesado su solicitud.
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• Uso de elementos visuales: incluya capturas de pantalla o diagramas del sistema de seguimiento de devoluciones o de los formularios de solicitud para facilitar su comprensión. Los elementos visuales pueden ayudar a aclarar las instrucciones escritas y mostrar exactamente lo que hay que hacer.

Siguiendo estos consejos, podrá redactar un procedimiento de trabajo claro, detallado y fácil de seguir. Asegúrese de incluir todos los pasos del proceso, así como instrucciones de seguridad y buenas prácticas para garantizar que los siniestros se tramitan de forma eficaz y segura.

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4. Validación del procedimiento de trabajo

Una vez redactado el procedimiento de trabajo, es importante validarlo para asegurarse de que es claro, preciso y fácil de seguir. He aquí algunos pasos para validar eficazmente su procedimiento de trabajo:

• Pruebe el procedimiento de trabajo con los usuarios: pida a algunos empleados que realicen habitualmente la tarea o el proceso que sigan el procedimiento de trabajo y le den su opinión. Esto le permitirá comprobar si el procedimiento de trabajo es claro y fácil de seguir, e identificar cualquier punto que pueda causar confusión.
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• Recopilar opiniones: Tras probar el procedimiento de trabajo, recabe opiniones de los usuarios. Pregúntales si han encontrado alguna dificultad al seguir el procedimiento de trabajo, si tienen alguna sugerencia para mejorarlo o si tienen alguna duda sobre determinados pasos.
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• Realice cambios: Basándose en la información recibida, realice los cambios necesarios para mejorar la claridad y eficacia del procedimiento de trabajo. Esto puede implicar cambiar la redacción de ciertos pasos, añadir detalles adicionales o incluir elementos visuales para ayudar a la comprensión.
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• Vuelva a probar el procedimiento de trabajo: Después de realizar cualquier cambio, vuelva a probar el procedimiento de trabajo con los usuarios para asegurarse de que se ha resuelto cualquier problema y de que el procedimiento de trabajo es claro y fácil de seguir.
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• Documente la validación: una vez validado el procedimiento de trabajo, documente el proceso de validación, incluidos los comentarios recibidos, los cambios realizados y los resultados de las pruebas. Esto le permitirá mantener un registro de la validación y demostrar que el procedimiento de trabajo ha sido probado y aprobado.

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5. Aplicación y seguimiento del procedimiento de trabajo

Una vez redactado y validado el procedimiento de trabajo, es hora de aplicarlo y supervisarlo para asegurarse de que se utiliza correctamente y tiene el impacto deseado. A continuación se indican algunos pasos para aplicar y supervisar eficazmente el procedimiento de trabajo:

• Poner el procedimiento de trabajo a disposición de los empleados: asegúrate de que todos los empleados pertinentes tengan acceso al procedimiento de trabajo. Puedes distribuirlo como documento impreso, publicarlo en la intranet de la empresa o almacenarlo en un sistema de gestión de documentos. Asegúrate de que el procedimiento de trabajo sea fácil de encontrar y consultar.
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• Formar a los empleados: organice sesiones de formación para los empleados que tengan que seguir el procedimiento de trabajo. Explíqueles la importancia del procedimiento de trabajo, muéstreles cómo seguirlo y responda a cualquier pregunta que puedan tener. Asegúrese de que todos los empleados entienden el procedimiento de trabajo y son capaces de seguirlo correctamente.
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• Supervisar el uso del procedimiento de trabajo: Supervise el uso del procedimiento de trabajo para asegurarse de que se sigue correctamente. Para ello, observe a los empleados mientras realizan la tarea o el proceso, compruebe los registros o informes o pídales su opinión. Identifique cualquier problema o dificultad que encuentren los empleados y realice los cambios necesarios para mejorar el procedimiento de trabajo.
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• Evalúe el impacto del procedimiento de trabajo: Mida el impacto del procedimiento de trabajo en el rendimiento y la seguridad de su organización. Puede hacerlo comparando los indicadores clave de rendimiento (KPI) antes y después de la implantación del procedimiento de trabajo, recogiendo opiniones de clientes o empleados, o analizando incidentes o accidentes relacionados con la tarea o el proceso. Utilice esta información para evaluar la eficacia del procedimiento de trabajo e identificar áreas de mejora.
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• Revisar y actualizar el procedimiento de trabajo Revise periódicamente el procedimiento de trabajo para asegurarse de que se mantiene actualizado y es pertinente. Realice modificaciones para tener en cuenta los cambios en los procesos, las nuevas tecnologías, las opiniones de los empleados o las lecciones aprendidas de incidentes o accidentes. Asegúrese de que los empleados están al corriente de las actualizaciones del procedimiento de trabajo y de que han recibido formación para seguirlas correctamente.

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6. Errores que deben evitarse al crear procedimientos de trabajo

Al redactar un procedimiento de trabajo, es importante ser consciente de ciertos errores comunes que pueden hacer que el procedimiento de trabajo sea menos eficaz o más difícil de seguir.

He aquí algunos errores que conviene evitar:

• Falta de claridad: un procedimiento de trabajo debe ser claro y fácil de entender. Evite utilizar un lenguaje técnico o términos complicados que puedan resultar difíciles de entender para los empleados. Utilice un lenguaje sencillo y directo y explique los términos técnicos o las abreviaturas.
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• Omisión de pasos importantes: Asegúrese de incluir todos los pasos del proceso en el procedimiento de trabajo, incluidos los pequeños pasos que puedan parecer obvios. La omisión de pasos importantes puede dar lugar a errores o problemas de seguridad.
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• Falta de detalle: un procedimiento de trabajo debe ser lo suficientemente detallado como para que los empleados puedan seguirlo correctamente. Evite ser demasiado vago o dejar pasos abiertos a la interpretación. Proporcione instrucciones precisas y ejemplos para aclarar los pasos.
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• Falta de elementos visuales: Los elementos visuales pueden ayudar a aclarar las instrucciones escritas y mostrar exactamente lo que hay que hacer. Evite no incluir elementos visuales, como fotos, diagramas o capturas de pantalla, para ilustrar los pasos del procedimiento de trabajo.
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• Falta de actualización: Los procesos y las tecnologías evolucionan, y es importante actualizar periódicamente el procedimiento de trabajo para reflejar estos cambios. Evita dejar de revisar y actualizar el procedimiento de trabajo para mantenerlo al día y pertinente.
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• Falta de validación: un procedimiento de trabajo debe probarse y validarse para garantizar que es claro, preciso y fácil de seguir. Evite no validar el procedimiento de trabajo con empleados que realicen habitualmente la tarea o el proceso.

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Conclusión

‍Crearprocedimientos de trabajo eficaces es esencial para garantizar el rendimiento y la seguridad en su organización. Siguiendo los pasos descritos en este artículo, podrá crear procedimientos de trabajo claros, detallados y fáciles de seguir. No olvide aplicar y supervisar sus procedimientos de trabajo para asegurarse de que se utilizan y tienen el impacto deseado. Komin es la herramienta ideal para crear y distribuir sus procedimientos de trabajo.

Te animamos a poner en práctica los consejos de este artículo para crear procedimientos de trabajo eficaces en tu organización. Si quieres profundizar en el tema, disponemos de recursos adicionales para ayudarte a crear procedimientos de trabajo que mejoren el rendimiento y la seguridad en nuestra plataforma Komin.io.

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